Sebelum membahas mengenai soft system methodology (SSM) maka kita perlu mengetahui terlebih dahulu apa itu sistem. Tubuh kita merupakan kumpulan sebuah sistem yang satu dan lainnya saling berhubungan dan berkaitan. Begitu pula bumi tempat diamana kita tinggal merupakan bagian dari sistem tata surya. Sistem merupakan suatu konsep yang dibuat untuk memudahkan pemahaman pada sesuatu dan berada di dalam suatu lingkungan dimana diperlukan kesepakatan mengenai batas-batas dari sistem itu sendiri. Sistem merupakan bagian dari sistem yang lebih luas yang memiliki sebuah lingkungan, komponen atau sub sistem, batasan-batasan, tujuan, keberlanjutan, input dan output, dan ukuran pencapaian kinerja.

Berpikir serba sistem merupakan cara berpikir baru yang memandang permasalahan secara utuh (tidak terpisah-pisah). Berpikir system merupakan suatu bidang transdisiplin yang muncul sebagai respon terhadap keterbatasan dari pendekatan teknikal dalam proses reduksi untuk memecahkan suatu permasalahan tertentu. Soft Systems Methodology(SSM) dikembangkan oleh Peter Checkland era tahun 60-an di Universitas Lancaster di Inggris. Pada awalnya SSM digunakan sebagai alat pemodelan untuk memahami secara mudah permasalahan yang akan digambarkan dalam bentuk “nyata”, tetapi kecenderungan beberapa tahun kemudian telah digunakan sebagai alat pengembangan untuk kegiatan pembelajaran dan pemaknaan. Pendekatan mekanikal secara top down dalam mengorganisasi manajemen tidak bekerja secara cepat untuk mengubah lingkungan sekitarnya.

Dasar SSM berangkat dari pemikiran bahwa jika partisipasi seseorang dalam suatu proses menemukan situasi masalah serta cara untuk memperbaikinya, maka orang tersebut akan lebih suka untuk mengerti perbaikan yang diharapkan, merasa memiliki permasalahan tersebut, dan berkomitman untuk merubahnya. SSM adalah sebuah metodologi yang cocok untuk membantu suatu organisasi dalam menjelaskan tujuan mereka dan kemudian merancang sistem aktivitas manusia untuk mencapai tujuan tersebut. Soft system methodology muncul diawali dengan sebuah pemikiran tentang system thinking yang merupakan suatu bentuk kerangka berfikir yang konseptual. Sistem ini memungkinkan untuk melihat suatu permasalahan secara utuh (holistik). Artinya system thinking merupakan cara berfikir dinamis dengan melihat keseluruhan proses bukan hanya bagian atau potret (snapshot) dari suatu proses. Dalam melihat suatu permasalahan biasanya digambarkan dalam bentuk model-model yang mudah dipahami dimana didalamnya memperlihatkan keterhubungan antar bagian atau elemen yang ada di dalam sebuah sistem. Dengan menggunakan sistem ini diharapkan mampu menjelaskan asumsi-asumsi yang tidak tampak dan konsekuensi-konsekuensi yang tidak terlihat dan tidak diharapkan.

Dalam kehidupan nyata salah satu model system thinking yang banyak digunakan adalah hard system thinking. Hard system thinking merupakan teori umum sistem yang paling banyak mempengaruhi perkembangan disiplin ilmu system engineering, system analysis, dan operation research. Ketiga disiplin ilmu tersebut menggunakan konsep sistem untuk melakukan investigasi situasi-situasi yang kompleks dan merasionalisasi atau menentukan cara untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Hard system thinking digunakan tentu dengan beberapa alasan seperti dunia ini terdiri dari banyak sistem, sistem-sistem tersebut dapat dijelaskan dengan metoda-metoda formal, pemahaman sistem dapat dilakukan dengan melakukan analisa yang rasional, semua sistem yang ingin diketahui dapat dimodelkan, mulai dari sistem itu sendiri sampai pada kebutuhan sistem terhadap lingkungannya. Karena konsep sistem digunakan untuk melakukan pendekatan yang sifatnya teknis (technical approach),maka disebut “hard system”. Beberapa asumsi yang digunakan dalam hard system thinking di antaranya adalah sebagai berikut:

• Tujuan sistem sesuai dengan realitas di dunia
• Masalah yang akan dicarikan solusinya didefinisikan dengan baik
• Faktor teknis merupakan hal yang penting (utama)
• Menggunakan pendekatan ilmiah untuk memecahkan masalah
• Memiliki tepat satu solusi

Dalam kondisi dunia nyata yang kita hadapi saat ini apakah hard system thinking memiliki relevansi yang cukup kuat untuk menggambarkan permasalahan yang muncul dalam suatu organisasi? Jika jawaban dari pertanyaan tersebut adalah “tidak” maka kita membutuhkan suatu sistem yang tidak hanya melihat bahwasannya faktor teknis menjadi utama dengan menggunakan pendekatan ilmiah. Jawaban dari permasalahan tersebut adalah Soft system methodology (SSM) yang lebih dekat dengan aktivitas yang dilakukan oleh manusia. SSM adalah sebuah metodologi yang cocok untuk membantu suatu organisasi dalam menjelaskan tujuan mereka dan kemudian merancang sistem aktivitas manusia untuk mencapai tujuan tersebut. Beberapa asumsi yang digunakan di antaranya adalah sebagai berikut:

• Problem/masalahnya tidak atau kurang jelas dan morat-marit (messy)
• Interpretasi masalah oleh stakeholders berbeda-beda menurut sudut pandangnya masing-masing
• Faktor manusia memegang peranan penting
• Menggunakan pendekatan kreatif dan intuisi untuk memecahkan masalah
• Hasilnya lebih merupakan suatu pembelajaran dan pemahaman yang lebih baik bukan hanya sekedar solusi

Sumber:

Checkland, Peter.; Scholes, Jim. 1999. Soft Systems Methodology in Action : A 30-year Retrospective, John Wiley & Sons, Ltd. (UK)