Pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah departemen IT merupakan kumpulan tugas-tugas yang kompleks mulai dari proses menemukan, memperkerjakan, melakakan evaluasi dan kontrol, pembinaan, memberi pelatihan, melakukan promosi, mengembangkan skill, sampai akhirnya proses pensiun. Proses tersebuat sebenarnya berlaku sama dengan pengelolaan sumber daya manusia di departemen lainnya. Secara proses memang sama tetapi pada kenyataannya tantangan yang dihadapi oleh departemen IT dalam mengelola SDM nya lebih sulit. Hal ini disebabkan karena perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat memungkinkan skill yang dimiliki oleh tenaga IT menjadi usang. Mereka membutuhkan waktu yang tidak sebentar untuk melakkukan penyesuaian jika terdapat teknologi baru yang berkembang. Hal ini tentu menjadi tantangan tersendiri bagis seorang CIO untuk mengelola SDM IT yang dimilikinya.

Fakta tersebut berbanding terbalik dengan kenyataan yang banyak terjadi di sebuah perusahaan dimana CIO dan manager IT lebih fokos dengan pengembangan sikll teknis yang mampu menunjang karirnya tanpa dibekali pengetahuan bagaimana mengelola sumber daya IT yang baik untuk menunjang kesuksesan departemen IT yang dampaknya akan dirasakan oleh perusahaan secara langsung. Hal ini diperparah dengan ketikamampuan departemen SDM untuk mengelola secara spesifik professional IT yang bekerja dalam sebuah perusahaan. Bagaimana memberikan pengembangan, memberi pelatihan, dan kebutuhan-kebutuhan lain yang harus dimiliki oleh professional IT sehingga kemampuannya tidak cepat usang karena perkembangan teknologi yang sangat cepat.

Siklus Hidup SDM IT

Pengelolaan sumberdaya manusia dalam suatu departemen secara umum dapat digambarkan sebagai suatu siklus yang dimulai dengan pendefinisian kebutuhan tenaga kerja untuk departemen IT. Proses berikutnya adalah melakukan suatu strategi untuk mengidentifikasi sumber-sumber kandidat yang potensial. Sumber-sumber ini dapat berasal dari sumber internal maupun eksternal. Proses berikutnya yang tidak kalah penting adalah melakukan wawancara untuk sesuai dengan posisi yang telah di identifikasi pada fase awal, pada tahap ini dibentuk tim wawancara sesuai dengan kebutuhan dari masing-masing posisi. Setelah proses wawancara maka dilakukan proses rekruitasi pegawai baru. Proses berikutntya adalah pengelolaan pegawai . Pada fase ini berlangsung pada saat pegawai pertama diterima sampai pada tahap akan dipensiun. Pada fase ini organisasi harus mampu : mengelola integrasi pada karyawan baru , supaya karyawan baru secara cepat dapat segera berintegrasi dan melakukan induksi dengan lingkungan baru, membuat suasana organisasi sedemikian rupa sehingga pegawai yang sudah berintegrasi dapat melakukan transisinya menjadi pegawai yang lebih ahli.

Mendefinisikan Kebutuhan Personil IT

Tahap ini merupakan tahap awal sebelum melakukan proses rekruitasi selanjutnya. Beberapa cara yang dapat dilakukan dalam tahap 1 adalah sebagai berikut:

• Menggunakan Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang ada pada departemen IT dapat digunakan oleh CIO untuk mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan apa yang diperlukan oleh departemen IT untuk menjalankan seluruh pekerjaan yang sudah dibebankan oleh perusahaan. Dari kebutuhan tersebut juga dapat didefinisikan peran dan tanggung jawab dari masing-masing personil yang akan dilibatkan dan kemudian ditentukan spesifikasi apa saja yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan tersebut. Pemenuhan kebutuhan ini tentu sejalan dengan beban kerja dari departemen IT, artinya seorang CIO harus mampu melihat GAP antara staff yang dimilikinya dengan kemampuan untuk mengerjakan proyek atau tugas yang menjadi beban departemen IT yang dipimpinnya. Dengan kata lain pemenuhan kebutuhan service level operasi dan dukungan aplikasi akan menjadi alasan utama mengapa diperlukan staf baru untuk masing-masing fungsi yang telah didefinisikan dalam struktur organisasi.

• Membentuk Analisis SWAP dan Mengidentifikasi Kesenjangan Personil

Analisis Swap merupakan suatu proses peninjauan kembali SDM IT yang dimiliki, termasuk keterampilan mereka, dan pemetaan  mengenai informasi terhadap keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan yang sudah diidentifikasi pada langkah sebelumnya. Jika terdapat ketidaksesuaian antara kapasitas dan keterampilan teknis yang tersedia maka seorang CIO harus bertanggung jawab untuk mengatasi masalah tersebut. Untuk mengetahui bagaimana proses analisis swap dilakukan perhatikan bagan berikut ini:

Tujuan dari analisis swap bagi seorang manajer IT adalah untuk menilai secara objektif  kebutuhan organisasi dengan kemampuan staf yang dimilikinya. Menjadi sebuah tuntuan baru bagi bisnis ketika sebuah teknologi baru muncul dan kemudian digunakan oleh organisasi sebagai upaya mencapai keunggulan kompetitif. Namun demikian teknologi baru ini mucul dan mengakibatkan adanya ketidaksesuaian antara keterampilan staf saat ini dan keterampilan yang diperlukan untuk menggunakan teknologi baru tersebut. Analisis swap yang menyoroti ketidaksesuaian ini dan memberikan masukan pada CIO untuk segera melakukan tindakan yang tepat.

Langkah-Langkah Melakukan Analisis SWAP

• Menganalisis keterampilan yang diperlukan diperlukan untuk mendukung IT.
• Tentukan jumlah yang dibutuhkan untuk posisi pegawai tetap (Full Time Employee
• Tentukan apakah harus posisi yang akan diisi untuk pegawai tetap atau kontrak
• Menganalisis keterampilan anggota tim IT saat ini.
• Tentukan analisa kebutuhan untuk SDM IT yang diperlukan sesuai dengan keterampilan yang dimiliki
• Dokumentasikan perubahan sesusi dengan hasil analisis SWAP
• Update struktur organisasi.
• Dokumentasi aturan dan tanggung jawab masing-masing staff
• Buat perencanaan untuk proses rekruitasi SDM IT sesuai kebutuhan

Sumber Bacaan:

John Baschap, John Piot (2007), TheEexecutive’s Guide to Information Technology, John Wiley and Son, New Jersey

Bill Parcells, “The Tough Work of Turning around a Team,” Harvard Business Review (November/December 2000)

Joseph A. Demkin and The American Institute of Architects, The Architects Handbook of Professional Practice (New York: John Wiley & Sons, 2001)

Thomas P Bechet (2002), Strategic Staffing, American Management Asociation, New York